In 5 stappen naar een tenderteam van de toekomst

Stap 1: Ontdek de Juiste Vaardigheden en Expertise

Een tenderteam van de toekomst moet beschikken over een diversiteit aan vaardigheden en expertise. Dit omvat niet alleen ervaring in aanbestedingen en juridische knowhow, maar ook professionals met een creatief brein, strategische visie en vaardigheden in projectmanagement. Een tenderteam van de toekomst beschikt minimaal over de onderstaande rollen:

Bidmanager: Verantwoordelijk voor het opstellen van de planning en het waarborgen van naleving, terwijl alle output voldoet aan de hoogste kwaliteitsstandaarden. De bidmanager is op de hoogte van alle details van de aanbesteding en werkt nauw samen met het management om de winnende strategie te ontwikkelen. Daarnaast zorgt de bidmanager voor effectieve communicatie tussen relevante afdelingen en het biedingsteam.

Inhoudelijke expert(s): Deze specialist(en) dragen kennis en ervaring aan voor het begrijpen van de projectvereisten en het ontwikkelen van (technische) oplossingen binnen de bieding. Ze zijn gespecialiseerd in de inhoudelijke aspecten van de inschrijving en hebben wellicht al in de praktijk samengewerkt met de aanbestedende dienst. Hun input en kennis zijn essentieel voor het opstellen van een realistische inschrijving.

Tekstschrijver: Onmisbaar in je tenderteam is een tekstschrijver. Dat wil zeggen, iemand die goede teksten kan schrijven en datgene wat uitgevraagd wordt goed kan vertalen op papier. Zeker nu aanbestedingen steeds meer op basis van kwaliteit worden gegund i.p.v. prijs.

Financieel analist: Analyseert de financiële kansen en risico’s, maakt de prijsopbouw en toetst deze aan de beoordelingssystematiek.

Juridisch adviseur: Biedt juridisch advies en ondersteuning bij het interpreteren van de aanbestedingsdocumenten en het opstellen van de bieding.

Frisse en kritische tegenlezer: Iemand die niet betrokken is bij de totstandkoming van de inschrijving, maar met een frisse blik tegenleest. Kan zorgen voor net die extra scherpte bij het opstellen van de inschrijving en bewaakt de consistentie en nauwkeurigheid van de documentatie.

Tekenbevoegde: Hoewel de bevoegde ondertekenaar niet altijd inhoudelijk bij de inschrijving betrokken is, is zijn rol van vitaal belang. Zonder de bevoegde ondertekenaar kan er veel werk worden verzet voor de inschrijving, maar deze kan niet als geldig worden beschouwd. Deze persoon zet uiteindelijk zijn of haar handtekening onder de inschrijving om deze rechtsgeldig te maken.

Stap 2: Organiseer altijd een kick-off

Doe áltijd een kick-off! Een kick-off is essentieel om een heldere rolverdeling te creëren en duidelijke communicatie tussen de teamleden onderling, maar ook met de andere afdelingen van de organisatie: sales, bidmanagement en projectmanagement te waarborgen. Hiermee voorkom je onduidelijkheden over wie verantwoordelijk is voor welke taken en wat de verwachtingen van elkaar zijn, dit voorkomt later in het proces onduidelijkheid en wellicht frustraties.

Stap 3: Bouw aan een creatieve sfeer

Het is belangrijk om een omgeving te creëren waar open communicatie en ideeënuitwisseling centraal staan. Een cultuur waarin creativiteit wordt gestimuleerd en nieuwe benaderingen worden aangemoedigd, is cruciaal voor het succes van het tenderteam. Enkele tips om deze cultuur te versterken zijn onder meer het aanmoedigen van positieve feedback, het omarmen van diversiteit, het bieden van ruimte voor experimenten, en het belonen van creativiteit in een brainstorm.

Stap 4: Optimaliseer het Gebruik van AI

In de moderne wereld van aanbestedingen is kunstmatige intelligentie (AI) een onmisbare troef geworden. Het optimaliseren van het gebruik van AI is een essentiële stap om het proces van offertevoorbereiding te stroomlijnen, documentatie te beheren en samenwerking te vergemakkelijken. Door technologie effectief te benutten, kan jouw tenderteam efficiënter werken en betere resultaten behalen.

Daarnaast is het van vitaal belang om het tenderteam te trainen in het effectief gebruik van AI-tools en -technologieën. Dit betekent niet alleen vakkundig prompten en het kennen en gebruiken van de juiste tools, maar ook het beheersen van de veiligheidsrisico’s die gepaard gaan met AI-gebruik.

Stap 5: Leer en Pas je Aan Veranderingen in de Markt

De markt voor aanbestedingen verandert voortdurend, in regelgeving, trends en concurrentie. Een tenderteam van de toekomst moet zich snel kunnen aanpassen aan deze veranderingen en flexibel genoeg zijn om nieuwe kansen te grijpen. Vandaar onze twee tips:

Tip 1: Houd Reguliere Marktanalyses: Voer regelmatig marktanalyses uit om op de hoogte te blijven van nieuwe trends, concurrenten en wijzigingen in regelgeving. Dit stelt het tenderteam in staat om proactief te reageren en zich voor te bereiden op mogelijke verschuivingen in de markt.

Tip 2: Flexibele Roltoewijzing: Evalueer na iedere aanbesteding de rolverdeling binnen het team. Wees bereid om rollen aan te passen of nieuwe teamleden toe te voegen om de gestelde doelen te bereiken. Flexibiliteit in roltoewijzing kan een cruciale factor zijn bij het behalen van succesvolle inschrijvingen.

Hulp bij aanbesteden?

Bij Roger begrijpen we de uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het samenstellen van effectieve tenderteams. Met onze expertise en ervaring helpen we organisaties bij het opbouwen van tenderteams van de toekomst die hen in staat stellen te excelleren in de wereld van aanbestedingen. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij jou kunnen helpen jouw tenderteam naar nieuwe hoogten te brengen.