Wat kan de aanbestedingswereld leren van agile werken?
Blog
Veeleisende aanbestedingen: Terecht of overdreven?
Eisen in een aanbesteding
Door Sanne Wessels
Consultant
In de dynamische wereld van IT-aanbestedingen worden inschrijvers vaak geconfronteerd met een overvloed aan eisen. Het stellen van functionele eisen binnen een IT-aanbesteding is een must. Hiermee borg je als aanbestedende dienst de kwaliteit, veiligheid, betrouwbaarheid en efficiënte van de IT-oplossing. Daarnaast bevordert het innovatie. Maar wat als er eisen in staan die te ambitieus zijn, niet wenselijk zijn of niet perse bijdragen aan het beoogde doel van de aanbestedende dienst?
Hoe kan je als inschrijver hier mee om gaan? Hoe anticipeer je op hetgeen wat écht essentieel is en welke impact heeft het vele (lees hoge) eisen stellen aan inschrijver op zowel de inschrijver als de aanbestedende dienst? In deze blog belichten we beide kanten van de tafel.
Hoe ga je als inschrijver om met te ambitieuze eisen?
Neem tijd voor het kwalificeren van de aanbesteding
Na publicatie van de aanbesteding is het aan de inschrijvende partij om de aanbesteding te kwalificeren. Van cruciaal belang is om alle documenten inclusief het programma van eisen grondig door te lezen. Neem daar dan ook te tijd voor. Het is belangrijk om specifieke punten te identificeren waar de eisen mogelijk te ambitieus, onwenselijk of niet in lijn met het beoogde doel van de aanbestedende dienst zijn.
Gebruik de nota van inlichtingen om jouw invloed uit te oefenen
Door deze vragen helder en goed onderbouwd te formuleren, krijg je als inschrijver de kans om de aanbestedende dienst bewust te maken van mogelijke knelpunten. Maak deze knelpunten als inschrijver kenbaar en stel waar kan een alternatief voor tijdens de nota van inlichtingen. Hierdoor maak je de aanbestedende dienst bewust van de impact van deze eis. Door een alternatief voor te stellen, laat je zien dat je de behoefte van de aanbestedende dienst begrijpt. Wie niet vraagt, wie niet wint.
Ga het gesprek aan vóór publicatie van de aanbesteding
Wellicht lees je deze tip vaker in onze posts, maar ga het gesprek aan voordat de aanbesteding is gepubliceerd! In dit stadium is de mate van invloed aanzienlijk groter. Als inschrijver ben je in de gelegenheid om de functionaliteit van de oplossing te laten zien én te achterhalen wat de behoefte is van de aanbestedende dienst. Door de dialoog aan te gaan is de kans groter om gezamenlijk tot realistische en effectieve eisen te komen. Zo ben je als inschrijver beter voorbereid en weet je (grotendeels) wat je kan verwachten in de aanbesteding. Indirect draag je op deze manier een steentje bij aan het vormgeven van de aanbesteding. Voor beide partijen is deze input enorm waardevol voor het slagen van de aanbesteding.
Wanneer je je als inschrijver proactief opstelt, wordt dit vaak beloond. Ga het gesprek aan, stel die vragen en kom waar kan met alternatieven om zo jouw invloed in aanbesteding te vergroten.
Hoe weet je als aanbestedende dienst of de eisen haalbaar zijn?
Ga het gesprek aan met de markt en wees transparant
Aan de zijde van de aanbestedende dienst is het belangrijk om realistische eisen te stellen. Te hoge eisen kunnen resulteren in een beperkt aantal geschikte inschrijvers, waarbij het risico bestaat dat de inschrijving niet de beste oplossing biedt voor de gestelde behoeften. Ga daarom tijdens de voorbereiding van de aanbesteding het gesprek aan met de markt. Dit kan bijvoorbeeld middels marktconsultaties of een informatiebijeenkomst. Laat hier met name de aanbieders aan het woord en stel open vragen. Organiseer desnoods aparte sessies zodat iedere aanbieder vrijuit kan spreken. Het voornaamste doel hiervan is om elkaar beter te begrijpen en te zien waar de behoeftes liggen. Een win-win voor beide kanten.
Laat ruimte voor innovatieve oplossingen
Breng voorafgaand in kaart wat echt nodig is om aan de behoefte te voldoen. Hanteer een duidelijke scheidingslijn bij het opstellen van de functionele eisen. Wat zijn harde eisen, en wat zijn wensen? Laat daarbij binnen de aanbesteding ruimte voor de aanbieder om eventuele innovatieve oplossingen aan te bieden, en timmer deze niet dicht in de veel gestelde eisen. Houd er rekening mee dat het weglaten van deze ruimte, kan leiden dat een inschrijver gedwongen wordt om een aanbesteding alsnog te diskwalificeren.
Kies de juiste aanbestedingsprocedure
Soms is het voorafgaand de aanbesteding nog niet geheel duidelijk waar de markt overal toe in staat is, en wat exact de behoefte is van de aanbestedende dienst. Weet dan dat er meerdere aanbestedingsprocedures zijn die het toelaten om tijdens de aanbestedingsprocedure het gesprek aan te gaan met aanbieders. Het voordeel hiervan is, is dat je in samenspraak komt tot een zo passend mogelijke uitvraag, waar zowel aanbieder als aanbestedende dienst hetzelfde doel behalen.
Meer weten? Wij helpen je graag!
Bij Roger kunnen we je helpen om te kijken welke aanbestedingsprocedure bij welke opdracht past, of om je van A tot Z te begeleiden bij het inschrijven op een aanbesteding. Als multidisciplinair adviesbureau hebben wij zowel op het gebied van procurement als tendermangement hier veel ervaring mee. Neem contact met ons op voor een geheel vrijblijvend gesprek.
