Wat kan de aanbestedingswereld leren van agile werken?

Agile werken in de context van aanbesteden

Agile werken is een aanpak binnen projectmanagement die gericht is op het leveren van kwaliteit door middel van flexibiliteit, iteratieve ontwikkeling en klantgerichtheid. Continue samenwerking tussen de relevante stakeholders binnen de organisatie is een van de speerpunten achter deze werkwijze. Specifiek voor organisaties die zich bezighouden met aanbesteden kunnen Agile werkmethodieken onder andere bijdragen aan:

• Een verbeterde flexibiliteit van het team;
• Snellere oplevering van aanbestedingsdocumentatie;
• Betere teamprestaties;
• En een cultuur van continue verbetering.

Zeker bij complexere aanbestedingen is projectmanagement van essentieel belang. Voor de inschrijvende partij helpt goed projectmanagement bij het indienen van een aanbod dat beter aansluit op de uitvraag. Voor de aanbestedende dienst draagt dit bij aan kwalitatief hoogstaandere aanbestedingsdocumentatie wat de kans op een passend aanbod vergroot.

Agile werken is helaas niet volledig toepasbaar op de aanbestedende wereld. De belangrijkste reden hiervoor is dat aanbestedingen voor een gedeelte bestaan uit formele procedures terwijl Agile werken juist uitgaat van zo veel mogelijk flexibiliteit. Alsnog zijn er wel een aantal belangrijke lessen die we kunnen leren van Agile principes.

Werken in sprints

Wellicht heb je de term ‘sprint’ wel eens voorbij horen komen. Een sprint is niets anders dan een planning voor een kortere termijn (meestal één tot vier weken). Het idee hierbij is dat een planning van het totale project (in dit geval een aanbesteding) wordt opgedeeld in kleine deelplanningen. Een sprint begint met een sprintplanning waarbij het team de taken selecteert die tijdens deze periode worden uitgevoerd. In het kader van aanbesteden kan een sprint worden gebruikt voor het opleveren van conceptversies van de aanbestedingsstukken of de inschrijving. Aan het einde van de sprint wordt het werk geëvalueerd en wordt er bepaald welke onderdelen verder aangescherpt moeten worden. Eventueel kan er een tussentijdse evaluatie worden ingelast om te kijken wat goed ging en wat er beter kan tijdens volgende sprints.

Regelmatig conceptversies opleveren

Door te werken met zogenoemde sprints levert het team automatisch op regelmatige basis conceptversies op. Het voordeel hiervan is dat verbeteringen in de teksten op gestructureerde wijze worden gerealiseerd. Dit verkleint de kans op foutieve of missende informatie in de op te leveren documentatie. Het alternatief is dat het bulk van het werk wordt geleverd in de laatste fase voor publicatie van een aanbesteding of voor deadline van inschrijving. Hierbij moet er dan ook een grote slag worden gemaakt in een korte tijd.

Werk in zelforganiserende teams

Een van de kernprincipes van de Agile werkwijze is het werken in zelfsturende teams. De filosofie hierachter is dat zelforganiserende teams in staat zijn om een cultuur te realiseren waar samenwerking, autonomie en continue verbetering centraal staan. Dit principe erkent dat gemotiveerde individuen in een teamverband de beste resultaten leveren wanneer ze vertrouwd worden en autonomie krijgen om hun eigen werk te beheren. Dit betekent overigens niet dat het hoger management geen zeggenschap meer heeft in de aanbestedingsprojecten. Wel betekent dit dat hoger management meer op de achtergrond aanwezig is in een project.

Maak genoeg tijd voor evaluaties

Zeker wanneer het druk is binnen de organisatie schiet het organiseren van een evaluatiebijeenkomst er nog wel eens bij in. Echter, het evaluatiemoment is een van de belangrijkste momenten binnen een aanbesteding. Dit is namelijk het moment om te leren van voorgevallen situaties in de afgelopen periode. Het is een cliché, maar zonder leren is het onmogelijk om verder te verbeteren. Daarom is het belangrijk om in ieder geval na het verstrijken van iedere (tussentijdse) deadline een evaluatiemoment in te plannen. Zo is er voortdurende ruimte voor verbeteringen, zelfs binnen lopende aanbestedingen. Een effectief evaluatiemoment hoeft daarnaast niet lang te duren als je hem op de juiste manier insteekt.

Continue focus is belangrijk!

Een ander belangrijk principe binnen de Agile werkwijze is continue focus (afgeleid van het “continious focus principle”). Hiermee wordt er gedoeld op het belang van voortdurende focus op het succes van het project gedurende de gehéle projectcyclus. Gezien het feit dat aanbestedingen al heel snel heel complex worden zorgt een diepe focus ervoor dat er optimaal ingespeeld kan worden op (veranderende) behoeften, risico’s en kansen van zowel aanbestedende diensten als inschrijvers. Bij het toepassen van dit principe is het uiterst belangrijk dat er voldoende aandacht wordt gegeven aan de volgende vijf elementen:

1. Voortdurende focus op prioriteiten;
2. actieve betrokkenheid van belanghebbenden;
3. continue risicobeheersing;
4. borging van flexibiliteit en aanpassingsvermogen;
5. en borging van continue verbetering.

Meer weten? Wij helpen je graag!

Bij Roger kunnen we je helpen om teams op een slimmere manier te laten werken. Als multidisciplinair adviesbureau hebben wij zowel op het gebied van procurement als tendermangement hier veel ervaring mee. Neem contact met ons op voor een geheel vrijblijvend gesprek.