Delen op

Blog

Tenderstrategie: ‘Stick to the plan!’

Tenderstrategie: ‘Stick to the plan!’


Door Michiel Appeldoorn

Partner / Consultant

En dan staat die aanbesteding waar al zo lang op gewacht wordt online op TenderNed. Diverse telefoontjes aan gewaagd in de afgelopen periode, ettelijke malen bij de inkoper geïnformeerd naar de status en, op basis van de ontvangen informatie, al meerdere malen ruimte gereserveerd in de agenda om er aan te werken, maar nu gaat het dan toch beginnen! Het tenderteam wordt opgeschaald en eenieder wordt bij elkaar geroepen voor een ‘kick off meeting’ om de strategie te bepalen. En vanaf dat moment is vaker, ondanks goede voornemens, de waan van de dag en de beschrijving in de aanbesteding leidend: ‘Stick to the plan!’

Contact houden met de inkoper is in de voorbereidende fase natuurlijk een goede stap, maar kijk gedurende deze fase ook (1) intern in de organisatie naar de dingen die je kunt voorbereiden of (2) de informatie die te verzamelen is rondom de aanbesteding.

  • Daarbij kun je denken aan zaken zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden, verzekeringsbewijzen, verklaring van de belastingdienst rondom betalingen, etc.
  • Doe een background check rondom de aanbesteding of de aanbestedende dienst die het betreft. Het zal je verbazen hoeveel info er via het internet beschikbaar is die nuttig is met het intoetsen van een paar goede, relevante steekwoorden. Neem deze informatie mee in de strategie en de producten of het dienstenaanbod wat je voorbereidt.

 

Probeer reeds voor het verschijnen van de aanbesteding zaken intern tegen het licht te houden en op basis van de verzamelde informatie te bepalen welke strategie je gaat voeren. Wat zijn de sterke punten van je bedrijf of het product/de dienst die je wilt aanbieden, waar liggen de sterktes of zwaktes en wat doet de markt? Oftewel, positioneer jezelf realistisch en bekijk hoe je deze positie met dominante (lees: objectief bewijsbare) informatie kunt onderbouwen. Wees daarbij kritisch op je eigen organisatie; nergens gaat alles goed. Het is meer de vraag wat er fout gaat c.q. is gegaan en hoe je dat oplost c.q. hebt opgelost.

Na publicatie van de aanbesteding is de strategie zoals uitgestippeld de ‘guideline’. Natuurlijk is flexibiliteit en aanpassing aan hetgeen gevraagd in de leidraad noodzakelijk, maar als de voorbereiding gedegen is blijft het bij die flexibiliteit en aanpassingen. Durf te staan waar je voor staat en waarom je denkt daarmee de aanbestedende dienst te overtuigen. Bedenk dat het maken van geen keuze of het hanteren van een halve strategie leidt tot een warrige inschrijving die niet overtuigt. Schrijf overtuigd en laat de aanbestedende dienst zien dat je achter de gemaakte keuze staat!

  • Als aanvullende tip: werk met visuals en infographics. Ze hoeven niet het hele verhaal te vertellen, maar dienen een duidelijke en heldere onderbouwing van hetgeen je beschrijft te bevatten. Ook kun je in een visual en infographic bewijsbare informatie kwijt waaruit direct klip en klaar blijkt dat hetgeen je schrijft ook objectief bewezen kan worden.

 

Tenslotte, mocht een presentatie onderdeel uitmaken van de procedure, dan nogmaals het adagium ‘stick tot he plan’! Blijf bij hetgeen gesteld in je inschrijving en ga je niet (onnodig) uitweiden over allerlei zaken die ‘ook van belang lijken’. Neem de aanbestedende dienst mee in je verhaal en stip juist die punten aan die er toe doen. De tijd is vaak kort, zie het als een stimulans om de zaken zoals beschreven kort en kernachtig onder de aandacht te brengen.

Uit diverse evaluaties is in het verleden gebleken dat inschrijvingen waaruit geen directe koers blijkt, niet voor een hoge score in aanmerking komen. Een aanbestedende dienst wil overtuigd worden naar aanleiding van de vraag die ze stelt. Zaken open laten of meerdere keuzes laten geeft niet het gevoel dat je in staat bent om het probleem op te lossen. Oftewel: maak een strategie en stel vast hoe je het probleem van de aanbestedende dienst gaat oplossen, met alles waar je goed in bent en waarom je bedrijf in de markt bekend staat.

En als je bedenkt dat de gunning bekroond moet worden met champagne vier die gunning dan met bubbels: Stick to the plan!