Blog

Gesprekken tijdens de Alcatel-termijn

Doen of niet?


Het lijkt mij als inschrijver frustrerend. Je hebt je samen met het tenderteam uit de naad gewerkt om een mooie inschrijving te doen, je tijdens de aanbesteding proactief opgesteld, constructieve vragen gesteld en je echt proberen te verdiepen in de vraag die een aanbestedende dienst aan je voorlegt. Je hebt zitten brainstormen, schrijven, wegstrepen, verbeteren, inkorten, scherper maken, tegen laten lezen en al die feedback zitten verwerken. Op basis van de weging van de gunningscriteria, de calculatie en de uiteindelijke inschrijving weet je het zeker, we gaan winnen!

Totdat een maand na inleveren van die winnende inschrijving een negatief gunningsadvies op de mat valt. De aanbestedende dienst beslist anders. En de feedback is soms niet mals. Niet concreet, geen antwoord op de vraag, niet samenhangend, tegenstrijdig. Laten we er in dit geval vanuit gaan dat de aanbestedende dienst moeite heeft gestoken in de gunningsbrief en redelijk uitgebreid haar beslissing heeft onderbouwd. Ik weet het als inkoper zijnde, dat “geluk” hebben inschrijvers echt niet altijd, helaas. Een beetje inlevingsvermogen is op zijn plaats en een redelijk onderbouwde afwijzingsbrief is toch wel de minste inspanning die geleverd kan worden om de moeite van het doen van een inschrijving terug te betalen.

Maar toch, je koopt er als inschrijver niets voor. Een onderbouwde afwijzingsbrief of niet, het kan toch niet anders dan dat de aanbestedende dienst het verkeerd heeft begrepen? Hoe kan het toch zijn dat na al die inspanningen de aanbestedende dienst met deze feedback komt? Ik kan mij met een beetje inlevingsvermogen de frustratie en soms woede goed begrijpen. En ik kan ook begrijpen dat je als inschrijver vooringenomenheid proeft. Je hebt 20 dagen bezwaartermijn en je wilt precies weten hoe het zit. Je vraagt onmiddellijk een gesprek aan bij de aanbestedende dienst. Snap ik, zou ik ook meteen doen.

De aanbestedende dienst in kwestie komt nu voor een dilemma te staan. De meeste aanbestedende diensten zullen de frustratie begrijpen en vanuit een relationeel- en medemenselijkheidsoogpunt principieel echt wel bereid zijn om dat gesprek binnen de Alcatel-termijn te voeren. Maar ze zullen ook op hun hoede zijn. Gesprekken binnen de Alcatel-termijn kennen een ander profiel dan erna. Goed geschreven afwijzingsbrieven zijn volledig en bevatten een gewogen en goed bekeken oordeel over een inschrijving. Ze zijn getoetst op hun volledigheid en of deze passend zijn in relatie tot de gunningcriteria en het beoordelingskader. Een aanbestedende dienst zal zich toch afvragen “Waarom een gesprek? Waarom niet gewoon op papier?”

Laat ik zelf kleur bekennen. Ik ben geen fan van een gesprek in de Alcatel-termijn. Het zijn in mijn ervaring houterige gesprekken waarbij de aanbestedende dienst vooral bezig is met het “niet verkeerd doen”. De intentie die de aanbestedende dienst heeft met het toestaan van het gesprek, vanuit respect naar de inschrijver en vanuit de overtuiging dat er niets verkeerd is gegaan, wordt vaak tenietgedaan door deze houding. Als inschrijver lijkt mij dit bovendien de verdachtmaking te voeden. Als de aanbestedende dienst er zo star inzit, zal er wel wat te halen zijn. Het creëert meer frictie dan dat het echt waarde toevoegt.

Mijn oproep is dan ook. Aanbestedende diensten, stop voldoende moeite in uw beoordelingsmotivatie waarmee u laat zien dat er sprake is van een goede en uitgebreide beoordeling en dat u de inschrijver serieus heeft genomen. Daar hebben ze recht op, en is niet meer dan fatsoenlijk.

Voor de leveranciers zou mijn oproep zijn om het professioneel te houden. Bedien u van de rechtsmiddelen die u heeft. Ik kan mij overigens voorstellen dat u niet direct een dergelijke stap wil maken, maar geef de aanbestedende dienst dan de gelegenheid met een goed onderbouwde reactie te komen. In een gesprek in de Alcatel-termijn zal het antwoord kunnen leiden tot onterechte vervolgconclusies of niet beantwoord kunnen worden omdat de vragen zich niet lenen voor simpele behandeling ter tafel.

Gesprekken tijdens de Alcatel-termijn, doen of niet? Mijn mening is: Nee, onder de voorwaarde dat aanbestedende diensten voldoende moeite in hun beoordelingsmotivatie hebben gestopt en de inschrijver zich serieus genomen voelt. Hoe denkt u hier als lezer over?