Weinig afstemming tussen vraag en aanbod. Wat nu?
Blog
Voorbereiden op aanbestedingen in 2023
Hoe bereid ik me voor op een aanbesteding?
Door Arja Schep
Consultant
Het is alweer juni 2022. De zomervakantie staat voor de deur en dat betekent dat we alweer bijna op de helft van het jaar zijn. Een goed moment om even uit te zoomen. En niet alleen terug te kijken, maar juist ook vooruit te kijken naar wat in 2023 komen gaat. Want aanbestedende diensten zijn al volop actief in de voorbereidingsfase van aanbestedingen die worden gepubliceerd in 2023. Dit is voor jou als opdrachtnemer een mooi moment om aanbestedende diensten een handje te helpen. Want jouw kennis en ervaringen kunnen ze goed gebruiken bij het vormgeven van de inkoopprocedure. In deze blog delen we 3 tips over hoe je invloed kunt hebben op de inkoopprocedure.
Voorbereiden doe je niet alleen een jaar tot half jaar voor de publicatie van de aanbesteding. Je begint al direct na gunning van de voorgaande aanbesteding. Afhankelijk van de looptijd van het contract, heeft deze fase dus een looptijd van één tot meerdere jaren. De beïnvloedingsfase bestaat uit twee termijnen:
1. Na gunning tot jaar voor publicatie
Houdt vanaf zo’n half jaar na gunning minimaal één keer per jaar contact met de betreffende inkoper. Dan krijg je vaak net even wat meer achtergrondinformatie. Zijn ze tevreden met de huidige leverancier? Lopen ze ergens tegen aan? Wat is belangrijk voor ze bij de komende aanbesteding? Allemaal informatie die jou helpt om de komende inschrijving volledig aan te laten sluiten bij de wensen en behoeften van de klant.
2. Jaar tot aan publicatie
Een jaar voor publicatie ligt er vaak al een inkoopstrategie klaar. Met de kennis die je hebt opgedaan in je jaarlijkse gesprekken weet je precies wanneer dit is. Voorzie de aanbestedende dienst van de juiste informatie. Niet alleen trends en ontwikkelingen, maar ook zaken waar je in voorgaande aanbestedingen tegenaan liep. Zoals in de vormgeving van de gunningsystematiek, het prijzenblad of het programma van eisen.
Hieronder 3 tips hoe u in het jaar voor publicatie de aanbestedende diensten kunt helpen in het vormgeven van de inkoopprocedure en hiermee ook uw voordeel kunt halen.
Tip 1: Deel uw advies digitaal
Help de aanbestedende dienst door jouw kennis en ervaring te delen, en adviezen te geven over een juiste inrichting van de inkoopprocedure. Onderwerpen waarover je in deze fase bijvoorbeeld advies kunt geven zijn:
1. Relevante trends en ontwikkelingen
2. Vormgeving van de gunningssystematiek
3. Vormgeving van het Programma van Eisen
4. Vormgeving van het prijzenblad
5. Relevante onderwerpen voor de gunningscriteria
Door jouw advies in een nieuwsbrief of whitepaper te delen met de aanbestedende dienst, kunnen zij dit gebruiken voor de vormgeving van de inkoopprocedure. Vanuit onze ervaring aan beide kanten van de inkooptafel, weten we bij Roger dat aanbestedende diensten zeker open staan voor een nieuwsbrief of whitepaper.
Tip 2: Ga in gesprek met de aanbestedende dienst
Na het versturen van je nieuwsbrief of whitepaper heb je een mooie aanleiding om in gesprek te gaan met de aanbestedende dienst. Zo kun je namelijk jouw advies toelichten met voorbeelden uit de praktijk. Zo geef je niet alleen relevante informatie, maar kun je ook belangrijke informatie ophalen bij de aanbestedende dienst die je kunt gebruiken in jouw aanbieding.
Geeft de aanbestedende dienst aan dat ze niet met je in gesprek mogen? Dat is onjuist. Alleen tijdens een aanbesteding gelden er voorwaarden en regels over het contact tussen inschrijvers en de aanbestedende dienst. Voorafgaand aan de aanbesteding wordt dit juist gestimuleerd!
Tip 3: Maak de bid of no-bid bepaling
Maak op basis van de informatie die je hebt opgehaald tijdens de voorbereidingen een bewuste keuze of je gaat inschrijven op de betreffende aanbesteding. De volgende drie vragen helpen u om bewust te kiezen voor het wel of niet inschrijven op een aanbesteding:
- Kunnen we voldoen aan de behoefte van de aanbestedende dienst?
- Willen we de opdracht van de aanbestedende dienst uitvoeren?
- Maken we kans om te winnen met de gehanteerde inkoopprocedure?
Kun je op alle drie de vragen een “ja” antwoorden met een gedegen onderbouwing? Dan is het een GO en dus de moeite waard om in te schrijven! Vergeet in dat geval ook niet om je intern goed voor te bereiden op de komende aanbesteding. In deze blog vind je bruikbare tips daarvoor.
Wil je meer leren over het beïnvloeden van aanbestedende diensten? Roger kan je helpen! Zo hebben wij de workshop “pre-tender to win”, waarin we jouw salesteam helpen om meer uit de beïnvloedingsfase bij Europese aanbestedingen te halen. Zo ontstaat een effectiever samenspel tussen het salesteam en bidteam, wat de winkans aanzienlijk vergroot.
Meer tips en tricks?
Heb je vragen, ben je op zoek naar hulp bij aanbestedingen of juist op zoek naar hulp bij inkoop? Roger staat voor je klaar! Vul onderstaand formulier in. We komen graag met je in contact!
