Bouwteams: Kansrijk of onmogelijk?

Waarom een bouwteam?

Volgens het CROW is slechts 30% van de vertraging in bouwprojecten het gevolg van technische uitdagingen. Veel vaker ligt de oorzaak bij verkeerde verwachtingen, slechte communicatie, gebrek aan afspraken en niet voorziene risico’s. Het Bouwteammodel pakt het voorbereidingstraject anders aan en lijkt daarmee een goed alternatief voor de reguliere UAV en UAV-GC-contracten. De stijgende trend in het aantal bouwteamprojecten is daarmee logisch en verklaarbaar. Maar geen bouwteam is hetzelfde. Er zijn diverse varianten mogelijk. En daar blijkt het, uit de reacties van het publiek tijdens de sessie van CROW, vaak mis te gaan. Aannemers en installateurs worstelen aan de voorkant met het inschatten van de bouwteambehoeften van opdrachtgever. En andersom vinden opdrachtgevers het lastig op voorhand aan te geven wat ze zoeken in een bouwteam(partner). Deze worstelingen ervaren wij ook regelmatig in de aanbestedingsfase.

4 lessen voor een succesvol bouwteam

Les 1: Ieder bouwteam is anders.
Laten we de koe direct bij de horens vatten: er is niet één gouden oplossing. Ieder werk is anders. En daarmee dus ook de verwachtingen binnen een bouwteam. Wil je een winnend plan voor een bouwteamaanbesteding schrijven? Stel eerst vast wat de opdrachtgever zoekt en stel je aanpak hierop af. En voor alle opdrachtgevers: wees transparant over je verwachtingen in de aanbestedingsstukken.

Stap 1 is dus achterhalen wat de opdrachtgever wil. Idealiter haal je deze informatie op voor publicatie van de tender. Dan is de opdrachtgever nog vrij in haar communicatie over de aanbesteding. Niet voor niets hebben wij bij Roger het afgelopen jaar veel aandacht besteed aan de pre-tenderfase. Benieuwd hoe je dit aanpakt? Lees dan onze blog over een half brood en twee tosti’s: ‘Reactief vs. Proactief’.

Om de bouwteambehoefte van de opdrachtgever te definiëren is dit kwadrant een handig hulpmiddel. Dit kwadrant komt uit de ‘handreiking aanbesteden van twee fasen contracten’ en werd tijdens de sessie op de InfraTech beurs getoond.

Gerichte innovatie
De opdrachtgever verwacht:
Helpt met het vinden van de beste oplossing. Laat de coördinatie van het bouwteam aan de opdrachtgever. 
Tip: Focus op de kennis, ervaring en methoden die je in het bouwteam brengt voor het vinden van de beste oplossing. Sluit volledig aan bij de werkwijze van opdrachtgever.  

Vrije innovatie
De opdrachtgever verwacht:
Help met het vinden van de beste oplossing. Aannemer en opdrachtgever zijn gelijk. 
Tip: Focus op de waarde die je inbrengt voor het bouwteam én doe een voorstel voor een beheersbaar bouwteamproces.  

Gerichte optimalisatie
De opdrachtgever verwacht:
Toets de oplossing en laat opdrachtgever het bouwteam coördineren.
Tip: Focus op de kennis, ervaring en methoden die je in het bouwteam brengt voor het toetsen van de oplossing. Sluit volledig aan bij de werkwijze van opdrachtgever. 

Vrije optimalisatie
De opdrachtgever verwacht:
Toets de oplossing én neem hier het initiatief in. 
Tip: Focus op de waarde die je inbrengt voor het bouwteam én doe een voorstel voor een beheersbaar bouwteamproces. Hou dit proces efficiënt en effectief; opdrachtgever verwacht geen volledig nieuw ontwerp. 

Les 2: Werk samen met gezamenlijke doelen
Een bouwteam draait om goed samenwerken. Daarmee borg je een vlotte doorloop en minimaliseer je faalkosten en meerwerk.

Een aantal ideeën om dit waar te maken:

• Formuleer gezamenlijke doelen voor het bouwteam en heb tegelijkertijd begrip voor individuele belangen. De kick-off ofwel Project Startup is een geschikt moment om hierbij stil te staan.
• Zorg dat het niet altijd over de inhoud gaat. Bespreek ook de samenwerking en ruim hier bewust tijd voor in tijdens het bouwteamproces. Steek op frequente momenten de thermometer in de samenwerking en bespreek gezamenlijk wat er goed gaat en beter kan.    

Les 3: Hou grip en stuur tijdig bij
Zo voorkom je verrassingen. Dit is cruciaal bij een bouwteam, omdat de aannemer als eerste en enige partij een aanbieding mag doen voor de uitvoeringsfase. De aanbieding die de aannemer doet mag voor beide partijen geen verrassing meer zijn.  

Een aantal ideeën om dit waar te maken:

• Bouw minimaal 1, maar het liefst meer, go/no-go momenten in het proces. Tijdens deze momenten doe je als bouwteam een integrale toets van ontwerp, risico’s en prijs. Zo houdt het bouwteam grip en creëer je de gelegenheid tijdig bij te sturen. Geschikte momenten hiervoor zijn  bijvoorbeeld de afronding van het voorlopig– en definitief ontwerp. Bij iedere stap neemt de detaillering van het ontwerp toe en de afgeprijsde risico’s in de raming af. 
• Laat een externe (kostendeskundige) meekijken. Lopen we ‘on track’? Zo niet, hoe gaan we bijsturen? 

Les 4: Vertrouwen is key
Hoe veel je ook inregelt en organiseert, vertrouwen is key voor het succes van een bouwteam. En zoals het spreekwoord luidt: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Besteed dus genoeg aandacht aan het opbouwen én behouden van vertrouwen.  

Een aantal ideeën om dit waar te maken:

• Leer elkaar kennen. Wie zijn de mensen in het bouwteam? Wat zijn hun (persoonlijke) interesses en drijfveren?  
• Durf over je verdienmodel te spreken. Deze transparantie en openheid maken belangen en zorgpunten inzichtelijk.  
• Borg buiten het bouwteam een overleg op hoger niveau, bijvoorbeeld door een stuurgroep.  
• Zorg dat je eigen huis op orde is. Wees eerlijk naar het bouwteam over wat je wel en niet kan.  
• Hou elkaar scherp op gemaakte afspraken. Intenties zijn één, volhouden is een tweede…  

Bouwteams, kansrijk of kansloos?

De opkomst van bouwteams is voorlopig nog niet weg

Wat ons betreft is dat een positieve ontwikkeling! De 2-fasenaanpak, gecombineerd met het Bouwteammodel, is geschikt om complexe projecten succesvol in de markt te zetten. Ook voor kleine opdrachten is het bouwteam wat ons betreft passend. Waak er wel voor dat het bouwteam bij kleine opdrachten draait om gerichte of vrije optimalisatie. Anders is het project de tijdsinvestering (kosten van het bouwteam) niet waard.

Tegelijkertijd is het bouwteam geen heilige graal die al onze problemen oplost

Bouwprojecten blijven risicovol en waar mensen werken worden fouten gemaakt. Toch zien wij het Bouwteammodel als een goede manier om beter samen te werken. Vanuit ieders kunde en kracht. En daar profiteert ieder project van.

We snappen dat dit makkelijker gezegd is dan gedaan

Het inschrijven op een bouwteam is andere koek dan een UAV of UAC-GC contract. Zorg ervoor dat je als aannemer of installateur een basis ‘bouwteamaanpak’ hebt en ingericht bent op het uitvoeren van bouwteams. Pas deze basis aan (maatwerk) op de behoeften van de opdrachtgever.

Ook het aanbesteden van een bouwteam vraagt een andere aanpak. Wil je als opdrachtgever het maximale uit het bouwteam halen? Zorg voor een heldere visie en verwachtingen en maak deze kenbaar.

Ben je actief in de bouw en worstel je met het bouwteam? Bij Roger hebben we sterke methodes en modellen om je hierin te ondersteunen. Wij helpen je graag met advies en ondersteuning.

Dank aan het CROW en de Infratech organisatie voor de waardevolle sessie. Tot volgend jaar!