Verandering in aanbestedingen!

Waarom wil men het anders?

Tijdens een bezoek aan een congres of beurs met als thema aanbestedingen in de bouw is de wens tot vernieuwing altijd duidelijk voelbaar. Het valt niet te ontkennen dat er een bepaalde mate van frustratie leeft over de huidige opzet van aanbestedingen bij een aantal deelnemers, maar er zat tot nu toe ook geen persoon met het ei van Columbus in de zaal. De wens of zelfs urgentie tot verandering heeft een aantal oorzaken:

1. Tekort aan personeel, zowel bij aannemers en installateurs als bij aanbestedende diensten. Het ‘traditionele’ aanbesteden is een tijdrovende klus aan beide kanten. Zo heeft ProRail uitgerekend dat ieder jaar een Johan Cruijff Arena vol aan ingenieurs, tendermanagers en calculatoren verloren gaat aan aanbestedingen. Slechts een klein deel hiervan wint de tender en voegt daadwerkelijk iets toe aan de maatschappij. De rest is ‘verspild talent’. De aanbestedingen zijn juridisch en procedureel perfect, maar niet efficiënt.
2. Het achterstallig onderhoud aan de openbare ruimte wordt steeds urgenter en de opgave voor de komende jaren is enorm. Deze groeiende vraag zorgt ervoor dat een goede samenwerking tussen markt en overheid nog crucialer wordt.
3. Er komt steeds meer maatschappelijke druk op duurzaam inkopen, wat de administratieve last van aanbestedingen alleen nog maar verhoogt. Rapic Circular Contracting (RCC) is een uitwerking van deze groeiende ambitie. Meer hierover lees je in deze blog.
4. De uitvraag wordt steeds complexer en uitdagender, maar communiceren met een (potentiële) opdrachtgever is in grote mate beperkt tot een vragenronde.

Tijdsdruk zorgt voor fouten

Een veelvoorkomend gevolg van deze uitdagingen is dat er een bepaalde mate van tijdsdruk komt die het maken van fouten uitlokt. Een aanbestedende dienst in tijdsdruk gaat:

• Onzorgvuldig formuleren en daarmee de markt een verkeerd of onvolledig beeld van haar wensen en eisen geven;
• Knippen en plakken uit eerdere aanbestedingen;
• Een te krappe planning opstellen, waardoor de aanbesteding in gevaar komt bij een onvoorziene vertraging of niet het aantal gewenste inschrijvingen oplevert vanwege de te krappe planning.

Tijdsdruk bij inschrijvende partijen zorgt ook voor fouten:

• Incomplete inschrijvingen;
• Delen van het bestek of de bijlagen niet (goed) lezen waardoor er in de uitvoering problemen ontstaan, of er in de plannen zaken worden beloofd die niet passend zijn bij de uitvraag;
• Geen goed gebruik maken van de Nota van Inlichtingen.

Kortom, er zijn genoeg redenen vanuit zowel aanbestedende diensten als inschrijvers om na te denken over de manier waarop we aanbesteden. Uiteindelijk moet een aanbesteding een middel zijn om het doel te bereiken, en niet andersom.

Wat zijn (potentiële) oplossingen?

Zoals gezegd zijn er genoeg redenen om na te denken over een andere inrichting van aanbesteden, maar welke initiatieven zijn er dan zoal op de markt? Specifiek voor de bouw zien we de laatste jaren een opkomst van de bouwteams. Dit is een contractvorm voor de uitvoering met de focus op samenwerking tussen een aannemer en de opdrachtgever. Meer hierover lees je in deze blog.

Een ander initiatief is ProCarement. Deze nieuwe vorm van aanbesteden moet zorgen voor meer efficiëntie en minder mankracht voor het tenderproces. Het doel van dit initiatief is om elkaar, maar ook het doel van de te leveren inspanning voor de aanbesteding, beter te begrijpen. Concrete elementen uit dit initiatief om tot verbetering te komen zijn:

• Gelijksoortig werk bundelen en de markt met minder uitvragen bestoken;
• Doorlopend met de markt in gesprek om na te denken over andere initiatieven en uitdagingen;
• Aangaan van langdurige contracten in plaats van korte periodes om daarna weer aan te besteden. Het aangaan van partnerschappen is hier een belangrijk thema in en daar hebben wij ook eerder al een blog over geschreven.

Aanbesteden op 3 A4

Een ander opkomend initiatief is het ‘Aanbesteden op 3 A4’. Drijvende kracht hierachter is de Rijksinkoopsamenwerking (RIS), een organisatie die voor zes ministeries en voor een aantal categorieën rijksbreed de inkoop doet. Het doel van dit initiatief is het vereenvoudigen van de uitvraag en minimaliseren van de administratieve last. De gehele aanbesteding uitschrijven op 3 A4, zonder bijlagen, is hierbij het uitgangspunt. De nadruk ligt hierbij op het woord ‘uitgangspunt’, want in de praktijk kan en mag dit ook uitlopen naar meer dan 3 A4.

Doel van aanbesteden op 3 A4

Een leidraad of offerteaanvraag moet uitnodigend zijn en niet afschrikken. Het idee is om het doel van de aanbesteding compact en eenvoudig op te schrijven om daarmee ook de interesse van het MKB of bedrijven met weinig aanbestedingservaring te wekken. De aanbesteding brengt de doelstelling van de opdracht over en focust zich niet op herhaling of dreiging over de uitvoering. Het beoogd resultaat of gebruiksdoel staat centraal en marktpartijen krijgen de kans om kennis, ervaring en inventiviteit toe te passen.

Geschikt voor iedere branche?

Het RIS stelt dat aanbesteden op 3 A4 in theorie voor iedere branche geschikt is. Om aanbestedende diensten op weg te helpen is er een overwegingsschema opgesteld om de afweging te maken of het geschikt is voor de beoogde nieuwe aanbesteding. Binnenkort wordt op PIANOO ook een aantal formats gedeeld die aanbestedende diensten met deze ambitie op weg helpen.

Het schema dwingt de aanbesteder om na te denken over een aantal aspecten uit de aanbesteding. Denk hierbij aan:

• Wat is het karakter en de motivatie van mijn potentiële inschrijvers? Wie willen we bereiken?
• Hoeveel tijd hebben we voor deze aanbesteding? Het inrichten van aanbesteden op 3 A4 vraagt om een andere aanpak, waarover later meer.
• Wat is het karakter en doel van ons als opdrachtgever? Hoeveel ervaring hebben we in functioneel omschrijven van opdrachten, staan we ervoor open om juridische kaders te reduceren?

Tips voor aanbesteden op 3 A4

• Begin helemaal opnieuw en niet met het schrappen van teksten. Zet ook niet bergen aan informaties in bijlagen, maar probeer te werken met animaties of infographics;
• Beschrijf enkel wat je nodig hebt om de opdracht te laten slagen en wat daarbij belangrijk is;
• Vraag je bij alles wat je opschrijft af en waarom je dat doet. Bijvoorbeeld bij het citeren of verwijzen naar wetgeving of het toevoegen van een uitgebreide definitielijst;
• Bedenk voor wie je de tekst schrijft;
• Denk na over de toon van de tekst, bijvoorbeeld in woordkeuzes, schrijfstijl en taalniveau.

Praktijkervaringen

Uit de praktijk zijn de eerste geluiden positief. Er zijn niet aanzienlijk meer vragen in de Nota van Inlichtingen gesteld, de evaluatie met inschrijvers is positief en tijdens de uitvoering is er geen toename van klachten.

Kortom, er zijn genoeg interessante ontwikkelingen die wij bij Roger blijven volgen. Uiteraard blijven we hier blogs over schrijven. Wil je hier niks van missen? Volg ons dan op LinkedIn.

Wil je een keer met ons sparren? Wij staan voor je klaar. Neem contact met ons op via onderstaand formulier!